5 أسباب كل مكتب يحتاج إلى التقطيع

عالم الأعمال تنافسية، ولذلك فمن المهم لحماية أسرار العمل. حتى المنظمات غير المهتمة بالأرباح في كثير من الأحيان تحتاج إلى الحفاظ على وثائقهم آمنة من أعين المتطفلين. لهذا السبب، من المهم أن تمزيق بعض الوثائق بدلا من التخلص منها في سلة المهملات. يمكن للمنافسين وغيرهم من طالبي المعلومات غير المرغوب فيها اختيار الوثائق من القمامة واستخدامها كيف يرضون دون خوف من اللجوء القانوني. تمزيق قوية قادرة على تدمير أكثر من مجرد ورقة. ويمكن أن تمزيق بطاقات الائتمان وبطاقات الهوية والأقراص المدمجة وأقراص الفيديو الرقمية وأشرطة الكاسيت. فقط من خلال تمزيق الوثائق التي يمكن التخلص منها وغيرها من المواد الهامة يمكن للشركات والمنظمات المنظمة حماية المعلومات التي تعتبر حيوية لعملياتها.

وثائق تمزيق مهمة لأمن الأعمال أو المؤسسة، وهناك خياران للتعامل مع هذه المهمة الحيوية. الأول هو لشراء تقطيع والثاني هو استئجار خدمة تمزيق المحمول. فالخيار السابق يميل إلى أن يكون أقل كلفة من الخيار الأخير، لا سيما بالنسبة للشركات والمنظمات التي لديها كمية كبيرة من الوثائق. يمكن أن تكلف آلات تمزيق مئات أو آلاف الدولارات، اعتمادا على قدراتهم تمزيق وغيرها من الميزات. معظم الشركات والمنظمات أيضا لا تمزيق العديد من الوثائق كما ينبغي، لذلك قد لا يدركون أن شراء التقطيع هو حل فعالة من حيث التكلفة لحماية المعلومات الهامة. وعلاوة على ذلك، فإن النفقات المرتبطة المعلومات تسربت يمكن أن تكون أكبر بكثير من تكلفة التقطيع.

إدارة النفايات هي مصدر قلق لكل الأعمال التجارية والتنظيم. التخلص الفعال من النفايات يحافظ على مكتب نظيف ومنظم ومنظم، وجميع الخصائص التي تحتاج إلى أن تكون بيئة إنتاجية. ورقة التقطيع، حتى الوثائق التي لا تحتوي على معلومات حساسة، يساعد على تقليل حجم النفايات الورقية. وهذا يمكن حاويات الورق لعقد المزيد من الورق قبل أن يحتاج شخص للتخلص منها. وفي المقابل، فإن تعزيز إدارة النفايات الورقية يساعد المكتب على العمل بكفاءة أكبر.

وعلى الرغم من أنه قد لا ينطبق على جميع الشركات والمنظمات، فإن العديد منها ملزم قانونيا بتدمير مستندات معينة لحماية خصوصية العملاء. وحتى عندما لا تكون الأعمال التجارية والمنظمات ملزمة قانونا بتدمير الوثائق ذات المعلومات الحساسة، ينبغي أن يفعل الكثيرون ذلك على أي حال. من المهم حماية خصوصية العملاء، لذلك يجب على الشركات والمنظمات أن تخطئ جانب الحذر وتوثيق الوثائق التي يمكن أن تؤثر سلبا على رفاهية عملائها إذا وقعت في الأيدي الخطأ.